01 / 12 Passapure per l’assistente
Telefonate e prenotazioni online.
La stessa agenda.
Controlli gli appuntamenti, prenoti per chi chiama e gestisci i cambiamenti. Il calendario è lo stesso che usa il medico.
Passapure è un servizio per gli assistiti di un medico di famiglia in Italia. L’obiettivo è ridurre i passaggi manuali nella gestione delle prenotazioni.
Questa guida segue il lavoro della segreteria. Leggila al tuo ritmo: scegli le schermate, ingrandisci i dettagli e torna agli argomenti dall’indice.
Scopri il percorsoLavori con il tuo account, nei calendari dei medici che ti hanno autorizzato.
02 / 12 Il primo accesso
Il medico ti invita.
Tu accetti con il tuo account.
Il medico prepara un invito per il tuo indirizzo email e ti condivide il link personalmente.
- Apri il link e accedi. Usa l’account con l’indirizzo email indicato dal medico e verificato.
- Controlla medico e permessi. Se è il tuo primo profilo di assistente, inserisci nome e cognome. Poi accetta l’invito.
- Conferma di nuovo l’accesso. Questo passaggio permette di usare i nuovi permessi.
Puoi lavorare per più medici, ciascuno con la propria autorizzazione. Non serve un account condiviso della segreteria.
L’invito vale per il destinatario indicato. Aprire il link, da solo, non assegna i permessi.
03 / 12 Prima di ogni operazione
Il medico giusto.
Il luogo e la data giusti.
Quando lavori per più medici, il contesto deve essere sempre chiaro. Scegli la pratica autorizzata e il calendario da consultare.
- Leggi l’intestazione. Controlla medico, luogo, data e ora dell’ultimo aggiornamento.
- Apri l’appuntamento. Trovi paziente, orario, avvisi e azioni disponibili.
- Distingui gli avvisi. Una segnalazione tardiva, un’identità da verificare e una contestazione dell’invito non hanno lo stesso significato.
Il cambio di medico apre un altro contesto: i pazienti e i dati della pratica precedente non devono essere usati nella nuova.
Prima di prenotare, spostare o cancellare, verifica a quale medico e calendario si riferisce l’azione.
04 / 12 Dal telefono alla conferma
Il paziente chiama.
Tu registri l’appuntamento.
La prenotazione telefonica usa le stesse disponibilità delle prenotazioni online. Al paziente non servono email o accesso al servizio.
- Seleziona il paziente corretto. Se non esiste, crea il suo profilo con nome e cognome.
- Scegli luogo e disponibilità secondo la modalità del calendario: proposta sequenziale oppure scelta dell’orario.
- Controlla paziente, luogo, orario e condizioni di cancellazione. Poi conferma.
- Comunica il risultato al paziente a voce, su carta o tramite il normale canale dello studio.
Creare il paziente o riservare temporaneamente un orario non significa aver confermato l’appuntamento.
Per ogni account è ammesso un solo appuntamento attivo con lo stesso medico, anche tra calendari diversi e operazioni della segreteria.
05 / 12 Omonimi, minori e appuntamenti esistenti
Lo stesso nome non significa la stessa persona.
La ricerca riguarda i pazienti del medico selezionato. Controlla gli elementi che distinguono gli account prima di scegliere.
- Due nomi uguali. Usa il riferimento dell’account e le informazioni disponibili nella pratica. Se il caso resta ambiguo, chiariscilo fuori dalla schermata: non scegliere a caso e non unire gli account.
- Un minore o una persona assistita. La prenotazione appartiene alla persona che verrà all’appuntamento, non al familiare che telefona.
- Un appuntamento già attivo. Aprilo e valuta uno spostamento concordato. Non creare un altro account per aggirare il limite.
Il tuo intervento collega l’appuntamento a una persona precisa, non soltanto a un nome.
06 / 12 Aiutare il paziente ad accedere
Puoi invitare il paziente a prenotare online.
Nella pratica autorizzata puoi creare un invito personale monouso e consegnarlo al paziente.
- Crea l’invito e controlla medico, destinazione e scadenza.
- Consegna personalmente il link o il documento con QR. L’invito non va condiviso pubblicamente.
- Il paziente accede al proprio account e attiva il permesso di prenotare.
Se il PDF non viene generato, riprova a produrre il documento dello stesso invito. Non creare un nuovo invito solo per un problema di stampa o di PDF.
Il nome del paziente non trasferisce automaticamente a un account online la proprietà di un account creato per telefono.
Puoi gestire gli inviti personali dei pazienti. Approvare una richiesta pubblica o togliere un accesso già attivato spetta al medico.
07 / 12 Prima l’accordo con il paziente
Concorda il nuovo orario.
Poi registra lo spostamento.
Il contatto con il paziente avviene fuori dal servizio. L’email di notifica non sostituisce il suo accordo.
- Apri l’appuntamento e scegli un nuovo orario disponibile nella pratica dello stesso medico.
- Controlla paziente, vecchio e nuovo luogo, data e orario.
- Conferma lo spostamento già concordato.
Se il nuovo orario non è più disponibile, il vecchio appuntamento rimane confermato. Scegli un’altra proposta e concordala di nuovo.
Usa l’azione di spostamento: non cancellare il vecchio appuntamento per crearne un secondo.
Un appuntamento confermato non viene anticipato o spostato automaticamente.
08 / 12 Leggere lo stato effettivo
«Non verrò» non significa «appuntamento cancellato».
Se il paziente segnala troppo tardi che non potrà venire, l’appuntamento resta attivo. Puoi cancellarlo con un’azione distinta.
- Controlla il dettaglio. La segnalazione tardiva richiede attenzione, ma non impone una cancellazione automatica.
- Conferma la cancellazione. Verifica persona, luogo e ora. Il termine previsto per il paziente non limita l’operazione del personale.
- Leggi il risultato. Il posto torna disponibile solo se l’intervallo del calendario è aperto.
Il paziente trova un avviso nel proprio account. Riceve anche un’email se ha un indirizzo verificato. Se non è raggiungibile così, usa il normale canale dello studio.
Un errore nell’invio dell’email non annulla una cancellazione già registrata. Non ripetere la cancellazione per inviare un’altra email.
09 / 12 Quando lo studio non è disponibile
Ferma le nuove prenotazioni.
Controlla quelle esistenti.
Puoi chiudere e riaprire intervalli di un calendario già configurato dal medico.
- Controlla luogo e limiti dell’intervallo, poi chiudilo alle nuove prenotazioni.
- Rivedi gli appuntamenti confermati: la chiusura li mantiene attivi.
- Gestisci singoli spostamenti concordati oppure controlla e conferma la cancellazione dell’elenco mostrato.
Se l’elenco cambia, devi leggerlo di nuovo prima di confermare. La cancellazione degli appuntamenti non riapre l’intervallo e non assegna nuovi orari.
Indirizzo, modalità di prenotazione, durata e termine di cancellazione restano impostazioni del medico.
Chiudere un intervallo, cancellare gli appuntamenti e riaprire la disponibilità sono azioni distinte.
10 / 12 Una copia con un’ora di riferimento
Prepara l’elenco.
Controlla quanto è aggiornato.
Puoi ottenere il PDF degli appuntamenti della pratica selezionata e stamparlo per lo studio.
Il documento è una fotografia del calendario nel momento indicato. Dopo una modifica, la copia già scaricata non si aggiorna da sola.
- Prima dell’uso: controlla medico, luogo, data e ora di generazione.
- Durante un’interruzione: usa una copia già preparata e segui la procedura dello studio. Il servizio non accetta modifiche offline.
- Al ripristino: verifica le modifiche nel percorso controllato predisposto dall’operatore, con i tuoi normali permessi.
Se non hai una copia preparata, non trattare un vecchio schermo come un elenco aggiornato.
Non è prevista la sincronizzazione offline. L’operatore decide la riapertura del servizio dopo la riconciliazione.
11 / 12 Riconoscere il limite del proprio ruolo
Puoi vedere l’avviso.
La decisione può spettare al medico.
Le informazioni sull’identità aiutano a indirizzare il caso. Non danno all’assistente il potere di decidere sull’accesso del paziente.
Il tuo intervento
Leggi l’avviso e segnala al medico i casi di identità da verificare o contestazione dell’uso di un invito. Gestisci l’agenda con le azioni consentite.
Le decisioni del medico
Approvare richieste di accesso, confermare l’identità di persona, decidere sulle contestazioni, rimuovere l’accesso o confermare un blocco per sostituzione di persona accertata.
Creare e configurare calendari, pubblicare il profilo e autorizzare altri assistenti non fanno parte del tuo ruolo.
Una contestazione non prova una sostituzione di persona e non comporta automaticamente una cancellazione o un blocco.
12 / 12 Passapure, ogni giorno
Il punto di riferimento della giornata.
Prenotazioni online e richieste al telefono, riunite nell’agenda del medico.
Non comprende cartelle cliniche, note cliniche libere, allegati, raccolta del codice fiscale o pagamenti dei pazienti. Nell’agenda non si registra il fatto che una visita o un trattamento siano avvenuti.
- Controlla sempre medico, calendario e paziente.
- Concorda i cambiamenti di orario prima di confermarli.
- Comunica il risultato anche a chi prenota al telefono.
L’agenda condivisa tiene insieme la prenotazione online e il lavoro della segreteria.
Per approfondire
Quattro casi da conoscere.
Le regole che aiutano a gestire le eccezioni. Apri solo ciò che ti serve.
Il tuo invito non funziona o indica un altro account
Se hai aperto il link con l’account sbagliato, esci e accedi con quello che usa l’email indicata dal medico. Non puoi cambiare il destinatario modificando l’email nella schermata di accettazione.
Se l’invito è scaduto, revocato o sostituito, rivolgiti al medico che lo ha creato. Se l’indirizzo era errato, sarà il medico a revocare o riemettere l’invito. Un problema con l’invito di un medico non elimina un’autorizzazione già valida presso un altro.
Hai premuto Conferma, ma non hai ricevuto il risultato
Un’interruzione non dimostra che l’operazione sia fallita. Prima di ripeterla, ripristina la connessione e verifica lo stato effettivo del paziente o dell’appuntamento.
Non creare un secondo profilo né ripetere alla cieca una prenotazione, una cancellazione o uno spostamento. Un paziente già creato può esistere anche se l’appuntamento non è ancora confermato.
Il medico revoca la tua autorizzazione
L’accesso ai dati di quel medico termina. Una vecchia schermata o un invito già usato non ripristinano i permessi. Puoi continuare nelle altre pratiche che ti autorizzano oppure uscire.
Gli appuntamenti già registrati non vengono cancellati. Una copia su carta o un file già scaricato non vengono eliminati a distanza; restano soggetti alla gestione prevista dallo studio.
Un invito del paziente è scaduto, perso o già usato
Puoi revocare un invito non ancora usato o riemetterlo: la riemissione rende inutilizzabile quello precedente. Se il link non è più disponibile dopo la chiusura dell’operazione, la procedura prevede un’esplicita riemissione.
Se l’invito è già stato attivato, non puoi togliere l’accesso revocando il vecchio link. Per rimuovere il permesso ottenuto dal paziente, o per una contestazione sull’uso dell’invito, coinvolgi il medico.